قبل اجتماعك ، يمكنك مشاركة قائمة "ما يجب فعله" و "ما لا يجب فعله" مع مجموعتك:
ما يجب فعله
- ارتدي الزي الخاص بك ، هذا لا يزال اجتماعًا لمجموعتك
- تحدث بوضوح ، حتى يتمكن الجميع من الفهم
- تأكد من أن تكون في مكان هادئ
- أكتم صوتك عندما لا تتكلم
- تصرف على طبيعتك واستمتع!
ما لا يجب فعله
- تقاطع الآخرين حين يتحدثون
- ارتداء المجوهرات أو الملابس "الصاخبة" التي قد تحدث ضجيج
- الصياح. يميل الناس إلى الصراخ عندما لا يمكنهم سماع الآخرين ، لكن هذا لا يعني أن الآخرين لا يمكنهم سماعك. ما لم يُطلب منك التحدث بصوت أعلى ، احتفظ بصوتك في نغمة عادية.
إن تفعيل حركة المرشدات و فتيات الكشافة على الإنترنت هي طريقة مثيرة للبقاء على اتصال مع أعضائك وكذلك مع المرشدات و فتيات الكشافة من جميع أنحاء العالم! إليك بعض النصائح لمساعدتك في التخطيط لعقد اجتماعك الافتراضي و قيادته من خلال جعله؛ مناسب المحتوى، مثيرا ،متاحا و يقوده المتعلمون (R.E.A.L)
تذكر أنه بناءً على الفئة العمرية لأعضائك، ستحتاج إلى موافقة أحد الوالدين أو الوصي عليهم لحضور اجتماعك الافتراضي.
الفحص الفني:
- قبل بدء اجتماعك ، تأكد من إرسال تعليمات واضحة حول كيفية الانضمام إلى كل من عبر عن رغبته في الحضور.
- هل لديهم رابط الاجتماع؟
- هل قاموا بتنزيل الأداة التي ستستخدمها لاجتماعك الافتراضي؟
- هل أرسلت إرشادات قبل الاجتماع لتوضيح كيفية الاشتراك أو تنزيل الأداة أو استخدامها؟
- تأكد من أن كل شيء يعمل بصفة جيدة قبل بدء الاجتماع. تأكد أن لديك 15 دقيقة متاحة على الأقل قبل بدء الاجتماع للتحقق من ذلك. إذا كان لديك الوقت، قم بإجراء اجتماع اختباري مع قادتك الآخرين للتأكد من أن كل شيء يشتغل.
- عند بدء اجتماعك ، خصص بعض الوقت للتحقق من استعداد الجميع "تقنيًا" للبدء.
- هل تعمل الميكروفونات الخاصة بهم؟
- هل يعرفون كيفية كتم صوتهم و استخدام صندوق الدردشة و تشغيل الفيديو و إيقاف تشغيله؟
- تأكد من أن لديك قائدا واحدا مسؤولا عن التكنولوجيا ، يجب أن يكون مختلفًا عن القائد الذي يستضيف الاجتماع و يعطي التعليمات. يمكن لهذا الشخص دعم المشاركين في المشكلات الفنية بالإضافة إلى مراقبة أي أسئلة واردة إلى صندوق الدردشة.
- تأكد من مراقبة ساعتك للحفاض على الوقت. عند التخطيط لاجتماعك ، حدد المدة التي تريد أن تقضيها في كل عنصر (نشاط مناقشة). خلال الاجتماع حاول الحفاظ على تتبع جيد لوقتك. أنت طبعاً لا تريد أن ينتهي اجتماعك بعد ساعة من الموعد المخطط له أو أن يغطي نصف ما قمت ببرمجته.
- سجل اجتماعك (إذا تحصلت على الإذن لفعل ذلك) حتى يتمكن الأشخاص الذين لا يمكنهم الحضور من مشاهدته لاحقًا.
إشراك الحاضرين:
هناك بعض النصائح التي يمكنك أخذها بعين الاعتبار للتأكد من أن اجتماعك على الإنترنت يضم جميع عناصر أنشطة المرشدات و فتيات الكشافة الرائعة التي يحبها أعضاءك.
- قبل تنظيم اجتماعك عبر الإنترنت ، اسأل أعضاءك من المرشدات و فتيات الكشافة عن الأنشطة التي يستمتعن بها عندما يجتمعن وجها لوجه. اسألهم كيف يمكن تكييف هذه الأنشطة حتى يتمكن من الاستمتاع بنفس القدر من المرح عبر الإنترنت.
- تذكر أن هذا لا يزال اجتماعًا لمجموعتك ، فلماذا لا تطلب من الجميع ارتداء زيهم الرسمي (الأحذية اختيارية).
- ادعُ المشاركين إلى تشغيل الكاميرا - إذا كانوا يشعرون بالراحة للقيام بذلك. اشرح أن هذا ليس ضروريًا ، و لكن من شأنه أن يساعد على أن يشعر الجميع بأنهم أكثر ارتباطًا.
- إذا كنت تستطيع ، أو إذا كنت ستستخدم أدوات ، مثل الورق أو الأقلام ، فقم بمشاركة نبذة عن بعض الأشياء التي ستقوم بها أثناء الاجتماع مسبقًا ، حتى يتمكن الجميع من الاستعداد. ألق نظرة على الأمثلة و النماذج أدناه.
- لمساعدة الجميع على متابعة الاجتماع ، أعلن بوضوح متى تنتقل إلى النشاط الموالي. يمكنك إعداد عرض تقديمي لأسماء الأنشطة و مشاركة شاشتك حتى يتمكن المشاركون من متابعتك.
- ذكر الجميع أن هذا لا يزال اجتماعًا للمجموعة ، و اطلب منهم الحضور الفعلي و الذهني. و هذا يعني عدم القيام بمهام أخرى بالتوازي ، إغلاق أي محادثات أخرى ، و وسائل التواصل الاجتماعي ، و الألعاب عبر الإنترنت ، و أي صفحات أخرى قد تكون مفتوحة و يمكن أن تشتت إهتمامهم.
- اسأل بانتظام ما إذا كان كل شيء واضحًا ، إذا كان الجميع لا يزالون يتابعون أو إذا كانت لديهم أي أسئلة. يمكن القيام بذلك من تشريك الجميع و الحفاظ على اتصال شخصي مستمر.
- اطرح أسئلة على شخص معين أو مجموعة صغرى معينة حتى يشاركوا أفكارهم. إذا قمت بطرح أسئلة مفتوحة و لم تفهمك المجموعة، فقد يكون لديك فترة طويلة من الصمت أو يمكن أن يتحدث العديد من الأشخاص في وقت واحد.
- حسب المنصة التي اخترتها لاستضافة اجتماعك عبر الإنترنت ، قد تتمكن من استخدام "غرف إجتماع فرعية" ، و هذا سيسمح لك بالاستمرار في العمل في مجموعات صغيرة لبعض المهام و الأنشطة - تأكد من وجود قائد في كل "غرفة"
- إذا أمكن ، اطلب من أعضائك الانضمام إلى الاجتماع من مكان هادئ ، بدون الكثير من الضوضاء في الخلفية.
- إذا كنت تستضيف اجتماعًا مع مجموعتك المحلية ، فيمكنك البدء بجعل كل مشارك يعبر حالته ويجيب عن سؤال مثل:
- ما هي أفضل ذكرياتك لهذا العام؟
- ما الذي جعلك تضحك هذا الأسبوع؟