Avant ta réunion, tu peux partager ces choses à faire et à ne pas faire avec ton groupe:
A FAIRE
- Porte ton uniforme, c'est quand même une réunion de groupe
- Parle clairement, afin que tout le monde puisse te comprendre
- Assure-toi d'être dans un endroit calme
- Mets toi en sourdine lorsque tu ne parles pas
- Sois toi même et éclate toi!
A NE PAS FAIRE
- Interrompre les personnes qui parlent
- Porte de vêtements ou bijoux bruillant
- Crier. Les gens ont tendance à crier lorsqu'elle.il.s ne peuvent pas entendre les autres; mais cela ne signifie pas que les autres ne peuvent pas les entendre. À moins qu'on ne te demande de parler plus fort, prends un ton normal.
Vivre le guidisme et le scoutisme féminin en ligne est un moyen chouette de rester en contact avec tes jeunes ainsi qu'avec les guides et les éclaireuses du monde entier! Voici quelques conseils pour t'aider à planifier et à gérer tes réunions virtuelles, tout en les rendant pertinentes, passionnantes, accessibles et menées par tes jeunes.
N'oublie pas qu'en fonction de l'âge de tes jeunes, tu auras besoin du consentement d'un parent ou d'un tuteur pour qu'elles assistent à ta réunion virtuelle.
Check technique:
- Avant de commencer votre réunion, assure-toi que toutes les personnes qui devraient y assister ont reçu des instructions claires sur la façon de participer.
- Ont-elles accès au lien de la réunion?
- Ont-elles téléchargé l'outil que vous utiliserez pour votre réunion virtuelle?
- As-tu envoyé des directives avant la réunion pour expliquer comment s'inscrire, télécharger ou utiliser l'outil?
- Assure-toi que tout fonctionne de ton côté avant de commencer la réunion. Assure-toi de disposer d'au moins 15 minutes avant le début de votre réunion pour vérifier cela. Si tu as le temps, organise une réunion de test avec les autres chef.taine.s pour vous assurer que tout fonctionne.
- Au début de votre réunion, prends le temps de vérifier que tout le monde est «techniquement» prête à commencer.
- Leurs microphones fonctionnent-ils?
- Savent-elles comment se mettre en sourdine, utiliser la boîte de discussion et activer et désactiver leur vidéo?
- Assure-toi d'avoir un.e chef.taine en charge de la technologie, il faut que ce soit une personne différente de la personne qui organise la réunion et donne les instructions. Cette personne peut aider les participantes ayant des problèmes techniques et surveiller toutes les questions qui arrivent dans la boîte de discussion.
- Assure-toi de garder un œil sur ta montre. Lors de la planification de votre réunion, décide du temps que tu souhaites consacrer à chaque activité / discussion. Tu ne veux pas que votre réunion se termine une heure plus tard que prévu ou ne couvre que la moitié de ce que tu avais organisé.
- Enregistre votre réunion (si tu as reçu l'autorisation appropriée) afin que les personnes qui ne peuvent pas y participer puissent se rattraper plus tard.
Motive tes jeunes:
Il y a quelques astuces que tu peux garder à l'esprit pour t'assurer que votre réunion en ligne inclue les activités guides et scouts que tes jeunes aiment.
- Avant d'organiser votre réunion en ligne, demande à tes guides et éclaireuses quelles activités elles apprécient lorsqu'elles se retrouvent pour des réunions en personne. Demande-leur comment elles adapteraient cela afin qu'elles puissent s'amuser en ligne.
- N'oublie pas qu'il s'agit d'une réunion de groupe, alors pourquoi ne pas demander à tout le monde de venir en uniforme.
- Invite tes participantes à allumer leur caméra - si elles le souhaitent. Explique que ce n'est pas obligatoire, mais que cela aiderait tout le monde à se sentir plus connecté.
- Si pendant la réunion vous utilisez du materiel comme du papier ou des stylos, partage à l'avance une idée de ce que vous ferez pendant la réunion, afin que tout le monde puisse se préparer. Jete un œil aux exemples et modèles ci-dessous.
- Pour aider tout le monde à suivre la réunion, dis clairement quand tu passes à l'activité suivante. Tu pourrais avoir une présentation avec le nom des activités et partager ton écran, afin que les participantes puissent suivre.
- Rappelle à toutes qu'il s'agit d'une réunion de groupe et demande-leur d'être présentes. Cela signifie pas de multitâche, invite tes jeune à fermer les autres chats, les réseaux sociaux, les jeux en ligne ou les onglets distrayants.
- Demande régulièrement si tout est clair, si tout le monde suit toujours ou s'il y a des questions. Ainsi, tu engageras tout le monde et maintiendras une "connexion" personnelle.
- Pose des questions à une personne ou à une patrouille en particulier pour obtenir son avis. Si tu poses des questions ouvertes et que les participantes ne comprennent pas, tu pourrais avoir une longue période de silence ou plusieurs personnes pourraient parler en même temps.
- Selon l'outil que tu utilises pour organiser ta réunion en ligne, tu peux peut-être utiliser des «salles de sous-groupes», cela te permettra de continuer à travailler en petits groupes pour certaines tâches et activités - assure-toi d'avoir un.e chef.taine dans chaque «sous-groupe».
- Si possible, demande à tes participantes de rejoindre la réunion depuis un endroit calme, sans bruit de fond.
- Si tu organises une réunion avec ton groupe local, tu peux commencer en demandant à chaque participante de dire comment elles vont et de répondre à une question telle que:
- Quel est ton meilleur souvenir de cette année?
- Qu'est-ce qui t'as fait rire cette semaine?
Consultez les liens suivants!
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