Appel d'offres pour accueillir l'Académie 2021

28 Février 2020
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Un événement conjoint des régions européennes de l'AMGE et de l'OMMS

Les Régions Européenne de l'Association Mondiale des Guides et des Éclaireuses (AMGE) et l'Organisation Mondiale du Mouvement Scout (OMMS) sont heureuses de lancer cet appel à candidatures pour l'organisation de l'Académie 2021, qui se tiendra durant l'automne 2021.

Qu'est-ce que l'Académie?

L'Académie est un événement scout et guide unique conçu pour fournir aux participants une formation de haute qualité et des opportunités de réseautage autour des priorités essentielles des régions européennes de l'AMGE et de l'OMMS.

Processus d'appel d'offres

Les associations intéressées, les Organisations Scoutes Nationales de l'OMMS (OSN) ou les Organisations Membres de l'AMGE (OM), sont invitées à manifester leur intérêt en soumettant un court document qui aborde les points indiqués ci-dessous. Les candidatures peuvent être contenues dans un court document d’environ trois à quatre pages A4.

Les propositions de candidature seront soumises au Comité mixte des régions européennes de l'OMMS et de l'AMGE à 30 juin 2020 pour permettre la la planification à long terme, la gestion des financements et bénéficier d'une planification plus interconnectée.

La date limite de candidature est le 30 avril 2020 au plus tard à midi, heure de Paris. Les candidatures doivent être envoyées à europe@scout.org et europe@wagggs.org.

Rôle de l'association hôte dans l'académie

  1. Suggérez un lieu possible pour l'événement. Donnez des détails clairs sur l'emplacement.

Le site devrait être facilement accessible via un grand aéroport international et une gare (si possible) avec des connexions appropriées aux infrastructures de transport. Si les transferts doivent être organisés par les hôtes, les coûts de ceux-ci doivent être inclus dans le prix de la soumission. Dans le cas contraire, les coûts et le temps requis pour les transferts en transports en commun devraient être fournis.

  1. Indiquez quels prix ont été négociés pour les services - coûts approximatifs. Les négociations seront achevées et reprises par la Région Européenne du Scoutisme et la Région Europe de l'AMGE afin que les engagements financiers puissent être respectés par les deux Régions.
  2. Veuillez indiquer comment le site répond à ces exigences:

Hébergement pour environ 200 participants, plus 25-30 personnes qui seront responsables de la gestion et de la organisant l'événement. Idéalement, tous devraient être hébergés sur le lieu de l'événement, mais l'hébergement peut être dans un lieu séparé. (voir ci-dessous). Il devrait y avoir une gamme d'options d'hébergement - simple, double, plusieurs lits.

Le petit-déjeuner doit être inclus. Les salles de réunion devraient permettre la tenue de 10 à 12 séances simultanées, d’une capacité de 20 à 25 personnes. Pour la durée, il devrait y avoir 1 salle de facilitateurs avec une capacité de travail de 18 à 20 personnes et 1 salle pour l’équipe de soutien avec une capacité de travail de 6 à 8 personnes. Une salle suffisamment grande pour les animateurs et l'équipe de soutien pourrait également fonctionner. Il est préférable que toutes les installations soient situées dans le même lieu.

  1. Veuillez noter que les attentes supplémentaires de la région Scoute européenne et de la région Europe de l'AMGE vis-à-vis des hôtes incluent:
  • Support logistique
  • Informations du lieu et conseils
  • La forte possibilité de soumettre une candidature Erasmus + ou toute autre possibilité similaire sous le nom de l'association hôte
  • Travailler avec le personnel régional de collecte de fonds pour préparer et soumettre les demandes de financement
  • Conseils sur les options de voyage
  • Avoir des bénévoles disponibles (pas moins de 10 personnes) qui appuieront l’événement
  • Négociation d’options spéciales de voyages ou de tourisme à offrir aux participants
  • Une possibilité de rencontre et d'accueil
  • Un programme social - sports, culture, activités de détente - ceci peut inclure des options pour lesquelles les participants paieront le service fourni séparément des frais de participation de base
  • Un centre d'assistance sur site
  • Assurer la liaison avec les personnes de la région, responsables des communications et partager les tâches liées à la publicité de l’événement

Un petit budget convenu sera fourni.

Quelques aspects non inclus dans les responsabilités

  • Facturation des frais de participation
  • Conclusion du contrat pour la fourniture de services d'hébergement et de salles de réunion
  • Tous les services pour l'événement qui nécessitent un remboursement doivent être convenus à l'avance

Les régions nommeront des coordinateur.rice.s d'événements qui seront responsables de tous les aspects de l'Académie.

Les coordinateur.rice.s sont chargés de présenter un budget pour l'événement au directeur régional de l'OMMS Europe, en collaboration avec le personnel concerné de la région de l'AMGE, et de contrôler ce budget.

Les coordinateur.rice.s nommeront une petite équipe de soutien pour veiller à ce que:

  • Les objectifs convenus par le Comité Européen du Scoutisme et le Comité Europe de l'AMGE soient remplis
  • La valeur éducative des données entrantes est maintenue
  • Un plan de communication est en place avec les équipes de support et d'accueil conscientes de leurs responsabilités
  • Toutes les informations pré-événement sont préparées et distribuées à temps
  • L'événement est évalué et rapporté.
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